Tabela de Retenção de Dados

Sumário#

1. Abrangência e princípios
2. Tabela de retenção
3. Detalhes de cada categoria
4. Como eliminamos
5. Cópias de segurança (backups)
6. Retenções legais
7. Anonimização e dados agregados
8. Dados mantidos por fornecedores e no seu dispositivo
9. Dados do Cliente e instruções do Cliente
10. Revisão desta Tabela

1. Abrangência e princípios#

Esta Tabela aplica-se aos dados pessoais tratados por L. M. PEREZ MONTANA ("SonhoLab", "nós"):

• como controlador, nos termos da nossa Política de Privacidade (02-privacy-policy.md); e
• como operador, para os Dados do Cliente, quando o Cliente não tiver dado instrução diferente nos termos do Adendo de Tratamento de Dados (DPA) (03-data-processing-addendum.md).

Termos como "Sistema", "Cliente", "Dados do Cliente" e "Conta da Organização" têm os significados atribuídos na Política de Privacidade.

Seguimos estes princípios:

• Limitação da conservação. Conservamos dados pessoais em formato identificável apenas pelo tempo necessário (LGPD, arts. 6º, III, e 15 e 16; GDPR, art. 5(1)(e); CCPA §1798.100(a)(3)).
• Término do tratamento. Quando a finalidade é alcançada, a relação termina, o consentimento é revogado ou uma autoridade assim determina, eliminamos os dados, salvo se houver fundamento legal para conservá-los (LGPD, arts. 15 e 16).
• Conservar apenas o que o fundamento exige. Quando precisamos conservar dados por um motivo legal, conservamos apenas os dados abrangidos por esse motivo, restringimos o acesso a eles e os usamos somente para esse fim.
• Controle do Cliente. Para os Dados do Cliente, prevalecem as instruções do Cliente.

2. Tabela de retenção#

Os prazos de retenção acima são os aplicáveis. A seção 3 explica cada linha: quando o prazo começa, nossa base legal para conservar os dados e como os eliminamos.

3. Detalhes de cada categoria#

3.1 Dados de conta e da organização#

• Retenção: vigência da conta + 30 dias após o cancelamento; depois, eliminados.
• Inclui: dados da Conta da Organização, nome, e-mail, telefone, função e hash da senha de cada Usuário, datas de cadastro e de último acesso, plano e Sistemas selecionados.
• Início: o dia em que a conta é cancelada, pelo Cliente ou por nós, nos termos dos Termos de Serviço (01-terms-of-service.md).
• Base legal para a conservação: execução do contrato enquanto a conta existir (LGPD, art. 7º, V; GDPR, art. 6(1)(b)). Os 30 dias após o cancelamento permitem que o Cliente exporte os dados ou mude de ideia; nossa base é o legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX; GDPR, art. 6(1)(f)).
• Eliminação: removidos do banco de dados ativo e do painel de controle; depois, expiram dos backups (seção 5).
• Conservados por mais tempo apenas para: registros de faturamento (seção 3.5) e registros de aceite (seção 3.6), que têm prazos próprios.

3.2 Plano Gratuito inativo#

• Retenção: excluído após 90 dias de inatividade, com 2 avisos prévios.
• Inatividade significa que nenhum Usuário da Organização fez login em qualquer de seus Sistemas.
• Avisos: enviamos 2 avisos ao e-mail do titular da conta antes da exclusão: 30 dias e 7 dias antes da data de exclusão. Fazer login antes da data de exclusão mantém a conta.
• Base legal: limitação da conservação e minimização de dados (LGPD, art. 6º, III; GDPR, art. 5(1)(c) e (e)).
• Eliminação: a Conta da Organização e seus Dados do Cliente são eliminados dos sistemas ativos; depois, expiram dos backups.

3.3 Dados do Cliente após o término#

• Retenção: exportação disponível por 30 dias; depois, eliminados; os backups expiram em até 30 dias.
• Início: o dia em que a assinatura ou o contrato termina.
• Exportação: o Cliente pode exportar seus dados durante os 30 dias. A exportação também está disponível, em todos os planos, durante toda a vigência do contrato.
• Base legal: as instruções do Cliente e o dever de devolver ou eliminar os dados ao término do serviço (LGPD, arts. 16 e 39; GDPR, art. 28(3)(g)).
• Eliminação: removidos do banco de dados ativo e do armazenamento de arquivos de todos os Sistemas usados pela organização; depois, expiram dos backups em até 30 dias.
• Exceções: prazo diferente fixado por uma regra de produto abaixo (seções 3.13 a 3.16), instrução escrita do Cliente ou retenção legal (seção 6).

3.4 Registros de acesso/de aplicação#

• Retenção: 6 meses (art. 15 do Marco Civil), até 12 meses para investigações de segurança.
• Inclui: endereço IP, data e hora com fuso horário e o recurso acessado, em nossos sites, aplicativos e Sistemas.
• Base legal: obrigação legal de manter os registros de acesso a aplicações de internet por 6 meses, sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança (Marco Civil da Internet, Lei 12.965/2014, art. 15; Decreto 8.771/2016; LGPD, art. 7º, II). Para usuários do EEE/Reino Unido, legítimo interesse na segurança (GDPR, art. 6(1)(f)). Extensão para 12 meses: legítimo interesse na investigação de um evento de segurança específico e exercício regular de direitos em processo (LGPD, art. 7º, VI e IX).
• Eliminação: os registros são rotacionados e eliminados automaticamente ao fim do prazo. Os registros conservados para uma investigação são listados no respectivo dossiê e eliminados quando ela for encerrada, em no máximo 12 meses.
• Requerimentos de autoridades: a autoridade policial ou administrativa ou o Ministério Público pode requerer que conservemos determinados registros por prazo superior (art. 15, §2º, do Marco Civil). Tratamos isso como retenção legal (seção 6).

3.5 Faturamento, notas fiscais, tributos#

• Retenção: 5 anos (legislação tributária brasileira) ou mais, se exigido.
• Inclui: notas fiscais, registros de pagamento, identificadores fiscais, contatos de cobrança e registros de reembolso. Não armazenamos números completos de cartão; quem os armazena é a Stripe.
• Início: a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o registro foi gerado, conforme a contagem da legislação tributária brasileira.
• Base legal: cumprimento de obrigação legal prevista na legislação tributária e contábil brasileira (LGPD, art. 7º, II). Para usuários do EEE/Reino Unido, legítimo interesse no cumprimento dessa legislação (GDPR, art. 6(1)(f)).
• Mais tempo, se exigido: por exemplo, enquanto houver fiscalização tributária, litígio tributário ou contestação de pagamento (chargeback) em aberto.
• Eliminação: removidos dos nossos registros de faturamento ao fim do prazo. A Stripe conserva seus próprios registros conforme exigido por suas obrigações legais.

3.6 Registros de consentimento e de aceite jurídico#

• Retenção: 5 anos após o término da relação.
• Inclui: aceite dos Termos de Serviço, da Política de Privacidade, do DPA e dos adendos de produto (documento, versão, impressão digital do documento [hash], data, hora, conta e endereço IP); consentimentos e revogações relativos a marketing; escolhas de cookies; consentimentos de titulares de voz e declarações de herdeiros no Hades.
• Base legal: precisamos ser capazes de comprovar o consentimento e o aceite (LGPD, art. 8º, §2º; GDPR, arts. 5(2) e 7(1)); o prazo de 5 anos coincide com o prazo prescricional das pretensões dos consumidores no Brasil (Código de Defesa do Consumidor, art. 27); exercício regular de direitos em processo (LGPD, art. 7º, VI).
• Término da relação: quando a conta é excluída ou, para uma pessoa sem conta, quando o consentimento é revogado ou expira.
• Eliminação: eliminados ao fim do prazo. O registro do consentimento de voz no Hades é conservado após a eliminação da própria voz, apenas como prova do consentimento e da revogação.

3.7 Solicitações de privacidade e respostas#

• Retenção: 24 meses.
• Início: quando a solicitação é encerrada.
• Base legal: responsabilização e prestação de contas (LGPD, art. 6º, X; GDPR, art. 5(2)) e o tratamento de eventuais reclamações ou recursos.
• Eliminação: o dossiê da solicitação é eliminado ao fim do prazo. Os documentos de identidade enviados para verificação são eliminados assim que a solicitação é encerrada, conforme indicado em Seus Direitos de Privacidade e Como Exercê-los (09-data-rights-requests.md).

3.8 Registro de incidentes#

• Retenção: 5 anos.
• Inclui: todo incidente de segurança envolvendo dados pessoais, tenha ou não sido comunicado: fatos, efeitos, dados e pessoas afetados, medidas adotadas e comunicações enviadas.
• Base legal: obrigação legal (Resolução CD/ANPD nº 15/2024; GDPR, art. 33(5)).
• Eliminação: eliminado ao fim do prazo. Os dados pessoais no registro limitam-se ao necessário para documentar o incidente.

3.9 Leads de marketing / lista de espera#

• Retenção: até o cancelamento da inscrição ou 24 meses sem interação.
• Interação significa clicar em um link de uma de nossas mensagens, responder, fazer login ou nos perguntar algo.
• Base legal: consentimento (LGPD, art. 7º, I; GDPR, art. 6(1)(a)) ou legítimo interesse, no caso de clientes empresariais existentes (LGPD, art. 7º, IX; GDPR, art. 6(1)(f)).
• Após o cancelamento da inscrição: eliminamos seu registro de lead, mas mantemos uma entrada mínima (seu e-mail ou telefone) em uma lista de supressão, para não voltarmos a contatá-lo.
• Eliminação: removidos das nossas listas de marketing e dos registros de contato.

3.10 Chamados de suporte#

• Retenção: 24 meses após o encerramento.
• Inclui: texto do chamado, comentários, anexos e capturas de tela, e os dados de contato do solicitante.
• Base legal: execução do contrato e legítimo interesse no tratamento de problemas recorrentes e reclamações (LGPD, art. 7º, V e IX; GDPR, art. 6(1)(b) e (f)).
• Eliminação: o chamado e seus anexos são eliminados da central de suporte. Os Dados do Cliente que aparecem em uma captura de tela seguem o mesmo prazo.

3.11 Perfis de voz e gravações do Hades#

• Retenção: até que o titular da voz ou o titular da conta revogue, ou exclusão da conta + 30 dias; dados biométricos nunca conservados > 3 anos após o último uso.
• Inclui: amostras de voz enviadas, modelos de voz e embeddings, e áudios gerados armazenados por nós.
• Revogação: o titular da voz ou o titular da conta pode revogar uma voz a qualquer momento. Quando o titular da voz a revoga, a voz é removida para todos (o titular da conta que a criou e todos os demais usuários, inclusive por meio da biblioteca compartilhada) e eliminada automaticamente de todos os nossos sistemas. No caso de pessoa falecida, uma pessoa com legitimidade também pode pedir a remoção; atendemos notificações de remoção em até 48 horas.
• "Último uso" significa a última vez em que a voz foi usada para gerar áudio.
• Base legal: consentimento específico e destacado do titular da voz (LGPD, art. 11, I; GDPR, art. 9(2)(a)). O limite de 3 anos segue o Illinois Biometric Information Privacy Act (740 ILCS 14/15(a)) e se aplica a todos os usuários.
• Eliminação: amostras, modelos, embeddings e resultados armazenados são eliminados dos nossos servidores e dos equipamentos que a SonhoLab opera no Brasil para o Hades; depois, expiram dos backups. O Adendo Hades: Voz, Biometria, Memoriais e IA de Companhia (P-voice-biometric-deceased.md) estabelece os detalhes.

3.12 Histórico de conversas do Hades#

• Retenção: até que o usuário o exclua ou exclusão da conta + 30 dias.
• Base legal: execução do contrato (LGPD, art. 7º, V; GDPR, art. 6(1)(b)).
• Eliminação: o usuário pode excluir conversas no aplicativo. Com a exclusão da conta, o histórico remanescente é eliminado após 30 dias; depois, expira dos backups.

3.13 Prontuários de clínicas (controlador = clínica)#

• Retenção: conforme instruções da clínica; a clínica é responsável pelos prazos mínimos legais (p. ex., Brasil 20 anos, Lei 13.787/2018).
• Nosso papel: operador. Conservamos e eliminamos prontuários apenas conforme as instruções da clínica. A lei brasileira exige que os prontuários de pacientes sejam conservados por no mínimo 20 anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018, art. 6º); outros países fixam prazos próprios. A clínica deve exportar e guardar sua cópia antes do término do contrato.
• Eliminação: por instrução da clínica ou ao fim do prazo de exportação da seção 3.3; depois, expiram dos backups. O Adendo de Dados de Saúde (P-health.md) traz os detalhes.

3.14 Dados de alunos (controlador = escola)#

• Retenção: conforme instruções da escola; eliminados em até 60 dias após o término do contrato, salvo se a escola solicitar exportação.
• Nosso papel: operador. Durante o contrato, a escola decide o que conservar e o que eliminar.
• Após o contrato: eliminamos os dados dos alunos em até 60 dias após o término do contrato. Se a escola pedir uma exportação, nós a fornecemos antes da eliminação.
• Eliminação: removidos dos bancos de dados e do armazenamento de arquivos da versão web e do aplicativo do Verita; depois, expiram dos backups. O Adendo de Dados de Crianças e Estudantes (Verita) (P-children-education.md) traz os detalhes, inclusive as regras dos EUA sobre dados de alunos.

3.15 Documentos de identificação e localizações de devedores no CobraDia#

• Retenção: conforme instruções do credor; eliminação padrão 90 dias após a quitação da dívida.
• Inclui: números e imagens de documentos de identidade dos devedores, endereços e localizações no mapa.
• Nosso papel: operador. O credor é o controlador.
• Eliminação: removidos do banco de dados ativo e do armazenamento de arquivos; depois, expiram dos backups. O Adendo de Cobrança de Dívidas (P-debt-collection.md) traz os detalhes.

3.16 Conversas de agentes no WhatsApp#

• Retenção: 12 meses, de forma contínua, salvo se a empresa definir prazo menor.
• De forma contínua significa que cada mensagem é eliminada 12 meses após ter sido enviada ou recebida.
• Nosso papel: operador para as empresas que usam o Jesse, o Digital Team OS e outros agentes de IA; controlador para o nosso próprio assistente de vendas e suporte no WhatsApp.
• Eliminação: mensagens, mensagens de voz transcritas e imagens processadas com mais tempo que o prazo são eliminadas automaticamente; depois, expiram dos backups. O Adendo de Agentes de IA e Mensageria (P-ai-agents-messaging.md) traz os detalhes.

3.17 Outros prazos fixados em documentos relacionados#

Alguns tipos de dados têm prazos indicados em outros documentos:

4. Como eliminamos#

O descarte de hardware no nosso provedor de hospedagem é realizado pela Hetzner, conforme suas obrigações contratuais de segurança.

Executamos a eliminação em prazo razoável após o fim de cada período.

5. Cópias de segurança (backups)#

• O quê: fazemos cópias de segurança dos nossos bancos de dados e arquivos para podermos nos recuperar de falhas ou incidentes.
• Onde: backups automáticos de servidor da Hetzner na Finlândia (UE) e uma cópia externa em equipamentos operados pela SonhoLab no Brasil. O Brasil e a UE reconhecem-se mutuamente como adequados.
• Proteção: os backups externos são criptografados antes de sair do servidor.
• Por quanto tempo: os backups de banco de dados são mantidos por até 14 dias no lado do servidor e por até 14 dias na cópia externa.
• Dados eliminados: os dados eliminados dos sistemas ativos permanecem nos backups até que estes expirem e, então, desaparecem. O prazo máximo é de 30 dias.
• Nenhum outro uso: enquanto os dados permanecerem em um backup após a eliminação, não os acessamos nem os usamos, exceto para restaurar nossos sistemas após uma falha ou incidente.
• Restaurações: se precisarmos restaurar um backup, reaplicamos as eliminações feitas desde aquele backup antes que os dados restaurados voltem a ser usados.

6. Retenções legais#

Uma retenção legal (legal hold) suspende a eliminação de dados específicos.

Quando a aplicamos:

• ordem judicial, intimação ou requerimento de autoridade competente, inclusive requerimento para conservar registros por prazo superior nos termos do art. 15, §2º, do Marco Civil;
• ação judicial, reclamação, procedimento regulatório ou investigação pendente ou razoavelmente previsível;
• a investigação de um incidente de segurança;
• instrução escrita de um Cliente, para os Dados do Cliente.

Como a aplicamos:

• a retenção abrange apenas os dados necessários para aquela questão;
• o acesso aos dados retidos é restrito;
• registramos por que a retenção foi determinada, quem a aprovou, quais dados abrange e quando será revista;
• para Dados do Cliente, informamos o Cliente, salvo se a lei o proibir;
• revisamos cada retenção pelo menos a cada 6 meses e a liberamos quando a questão se encerra.

Depois que uma retenção é liberada, aplica-se a retenção normal. Se o prazo normal já tiver transcorrido, eliminamos os dados prontamente.

Solicitações de Autoridades e Órgãos de Segurança (12-law-enforcement.md) explica como analisamos os requerimentos de autoridades.

7. Anonimização e dados agregados#

• Dados anonimizados são dados que não podem mais identificar uma pessoa por meios razoáveis (LGPD, arts. 5º, III, e 12; GDPR, Considerando 26). Eles deixam de ser dados pessoais, de modo que esta Tabela não limita por quanto tempo os conservamos.
• O que conservamos: estatísticas agregadas, como o número de contas ativas por produto, totais de uso dos Sistemas, volumes de suporte e contagens anônimas de uso das nossas ferramentas gratuitas.
• Como: removemos identificadores e combinamos dados de modo que nenhuma pessoa possa ser individualizada. Não tentamos reidentificar dados anonimizados.
• Dados pseudonimizados continuam sendo dados pessoais. Dados cujos identificadores são substituídos por códigos, mas que podem ser novamente associados à pessoa, seguem os prazos normais.
• Dados do Cliente: não anonimizamos Dados do Cliente para uso próprio, salvo se o Cliente nos instruir a fazê-lo ou o DPA o permitir.

8. Dados mantidos por fornecedores e no seu dispositivo#

• Suboperadores conservam dados apenas na medida necessária para nos prestar seus serviços, nos termos dos nossos contratos. Quando eliminamos dados, as cópias mantidas pelos nossos suboperadores são eliminadas conforme seus próprios processos e prazos. Os provedores de IA conservam os dados que lhes enviamos apenas na medida permitida pelos termos de suas APIs. Suboperadores e Transferências Internacionais (04-subprocessors.md) os relaciona.
• Controladores independentes, como a Stripe para suas próprias obrigações legais, as lojas de aplicativos ou a Roblox, conservam dados conforme suas próprias políticas.
• Seu dispositivo: os dados que nossos aplicativos armazenam no seu dispositivo permanecem nele até que você os exclua ou desinstale o aplicativo.

9. Dados do Cliente e instruções do Cliente#

Para os Dados do Cliente:

• quem decide é o Cliente por quanto tempo os dados são conservados durante o contrato, e ele pode eliminar dados no Sistema a qualquer momento;
• os prazos padrão desta Tabela só se aplicam quando o Cliente não tiver dado outra instrução;
• o Cliente é responsável por cumprir qualquer prazo mínimo de conservação fixado pela lei que lhe é aplicável (por exemplo, prontuários de pacientes, registros escolares ou registros fiscais). Fornecemos aos Clientes ferramentas de exportação para que possam guardar suas próprias cópias;
• quando o contrato termina, aplica-se a seção 3.3, salvo se uma regra de produto (seções 3.13 a 3.16) fixar prazo diferente;
• as solicitações de eliminação feitas por pessoas cujos dados são Dados do Cliente são tratadas por meio do Cliente, conforme descrito em Seus Direitos de Privacidade e Como Exercê-los (09-data-rights-requests.md).

10. Revisão desta Tabela#

Nosso Encarregado (encarregado pelo tratamento de dados pessoais), que pode ser contatado em contacto@sonholab.com, é o responsável por esta Tabela. Nós a revisamos pelo menos uma vez por ano e sempre que acrescentamos um produto, uma categoria de dados ou um fornecedor, ou quando a lei muda. Cada alteração gera uma nova versão.

Versão 0.9.0 (preliminar) · Vigente desde 26 de setembro de 2026 · © L. M. PEREZ MONTANA (SonhoLab), CNPJ 61.620.014/0001-00. Esta versão está em revisão jurídica; avisaremos sobre mudanças relevantes conforme descrito nestes documentos.

Tradução do original em inglês. Para consumidores no Brasil, esta versão em português prevalece; nos demais casos, prevalece a versão em inglês.